Beschreibung
Eine Beglaubigung ist die Bestätigung der Übereinstimmung einer Kopie/Abschrift mit einem Original durch einen Beglaubigungsvermerk.
Dazu wird das Original des Schriftstückes mit einer davon gefertigten Kopie oder Abschrift verglichen und mit einem Beglaubigungsvermerk versehen. Die so beglaubigte Kopie/Abschrift kann im allgemeinen Rechtsverkehr an die Stelle des Originals treten.
Details
Eine amtliche Beglaubigung (nicht zu verwechseln mit einer öffentlichen Beglaubigung) ist nicht in allen Fällen zulässig. Die Zulässigkeit ist in der Regel gegeben, wenn das Original des Schriftstückes von einer deutschen Behörde ausgestellt wurde oder die Abschrift oder Kopie zur Vorlage bei einer deutschen Behörde bestimmt ist (§ 33 Verwaltungsverfahrensgesetz für das Land Nordrhein-Westfalen).
Nicht beglaubigt werden unter anderem:
- Schriftstücke, für die eine öffentliche Beglaubigung nach § 129 BGB vorgesehen ist. (beispielhaft notarielle Urkunden)
- Inländische Personenstandsurkunden (Geburts-, Sterbe- und Heiratsurkunden), sie bleiben dem Standesbeamten vorbehalten. Bei Nutzung der Urkunden im Ausland ist eine Überbeglaubigung (Apostille oder Legalisation) durch die Bezirksregierung Köln notwendig. Gleiches gilt für Meldebescheinigungen, die im Ausland vorzulegen sind.
- Führerscheine und Nationalpässe – hier darf der Effekt, dass die Kopie an die Stelle des Originals tritt, gerade nicht eintreten.
- Kopien aus dem Liegenschaftskataster können nur von bestimmten Behörden beglaubigt werden
- Kopien von Schriftstücken, die Durchstreichungen oder Ergänzungen enthalten, die im Original nicht vorhanden sind
Da die Zulässigkeit der amtlichen Beglaubigung im Wesentlichen vom (Rechts-) Charakter des Originals abhängt, bedarf es der Kenntnis seines Inhaltes. Dies schließt die Beglaubigung fremdsprachiger Schriftstücke grundsätzlich aus.
Für Rentenzwecke kann ein Übereinstimmungsvermerk auf der Kopie angebracht werden (keine Beglaubigung).
Amtliche Beglaubigung von Unterschriften:
Die Unterschrift muss persönlich bei der Meldebehörde geleistet werden. Der Personalausweis ist zu Prüfzwecken zwingend vorzulegen.